Organizando a papelada

Já aconteceu de você precisar urgentemente de um documento e não encontrá-lo? Quando os papéis se acumulam é muito fácil se perder na montanha deles que lotam as gavetas. O jeito é organizar toda a papelada. Separar algumas horinhas do dia para realizar essa tarefa pode fazer uma grande diferença na sua vida financeira. Isso porque organizar a papelada é importantíssimo para não perdermos tempo e a paz de espírito procurando por algo importante. Além disso, organizar a papelada implica diretamente em organizar a nossa vida financeira, e, por conseguinte, o quanto e como gastamos
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           "   Como organizar a papelada  – contas e documentos! "

REÚNA TODA A PAPELADA

Dê o primeiro passo! Apanhe uma caixa qualquer e comece a andar pela casa reunindo todos os papéis que estiverem espalhados ou em desordem. Olhe na sala, na cozinha, no escritório, no quarto e dentro de qualquer gaveta ou cantinho onde possa haver um papel espalhado. Coloque todos eles dentro da caixa sem se preocupar se este ou aquele devem ir para o lixo.

COMECE JOGANDO FORA O QUE VOCÊ NÃO PRECISA

Em um dia tranquilo, despeje todo o conteúdo da caixa no chão e comece a organizar a papelada pensando primeiramente em quais documentos podem ser descartados. Para isso, faça três pilhas: uma para os documentos que precisam ser guardados e arquivados, uma para os documentos que você deve delegar a alguém e outra para os documentos que podem ser descartados.

Antes de colocar um papel sobre a pilha de documentos que precisam ser guardados, pergunte a si mesma se aquele papel é realmente importante. Não perca tempo arquivando papéis desnecessários. Você tem dúvida com relação ao tempo que precisa guardar cada documento? Via de regras, são os seguintes:

1 ano

♦ Contratos de seguro

♦ Canhotos do cartão de crédito

♦ Extratos bancários e dos cartões de crédito

5 anos

♦ Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF)

♦ Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU)

♦ Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA)

♦ Comprovantes de pagamento de contas de água, luz, telefone e outros serviços essenciais

♦ Comprovantes de pagamento de aluguel

♦ Comprovantes de pagamento de cartões de crédito

♦ Comprovante de pagamento de mensalidades escolares

♦ Comprovante de pagamento de cursos livres

10 anos

♦ Declarações de quitação do pagamento de condomínio

Para sempre

♦ Documentos pessoais

♦ Certidões

♦ Passaportes

♦ Escrituras

♦ Carnês do INSS

♦ Hollerites

♦ Testamento

ORGANIZE OS DOCUMENTOS QUE PRECISAM SER GUARDADOS EM CATEGORIAS

Por que categorizá-los? Assim fica mais fácil encontrá-los uma vez que estão separados por categorias. Para isso, pegue aquela pilha de documentos que precisam ser arquivados e comece a separá-los e organizá-los. Algumas das categorias mais comuns segundo a personal organizer Donna Smallin são:

Seguros – de carro, casa, vida, invalidez, médico.

Finanças – contas bancárias, contas de crédito, hipotecas, investimentos.

Propriedades – recibos relativos à casa (reformas, decoração, objetos de valor), manuais e recibos de equipamentos eletroeletrônicos, documentos de compra de automóveis e recibos de oficinas.

Impostos – recibos do ano em curso e outros documentos relativos a taxas em geral.

Registros médicos.

Registros veterinários.

Com base nas categorias acima, crie o seu próprio arquivo!

ORGANIZE OS DOCUMENTOS EM PASTAS OU CAIXAS ORGANIZADORAS

Agora que você já separou todos os documentos em categorias, é hora de começar a guardá-los. Existem caixas e pastas dos mais diferentes formatos e cores nas papelarias. Você deve escolher o método que melhor se adapte as suas necessidades. Por exemplo, se você vai guardar a papelada em uma gaveta grande, opte pelas pastas comuns e sanfonadas. Se o que você pretende é guardar os documentos em uma estante, opte pelas caixas e maletas arquivo.

Com todo o material em mãos, comece a organizar os documentos dentro das pastas. Na frente dela, escreva o nome da categoria principal – por exemplo, “contas pagas”. Então, em cada uma das abas dentro da pasta, escreva o nome da subcategoria – por exemplo, “luz”, “água”, “telefone” e “aluguel”. Faça isso até todos os documentos estarem organizados e guardados!

ORGANIZE AS CONTAS A PAGAR

É interessante criar um arquivo apenas para as contas a pagar. Separe uma pasta ou uma caixa apenas para isso. Você deve deixá-la sempre ao alcance das mãos para colocar ali todas as contas a pagar. Outra ideia: você pode também organizar as contas a pagar em uma pasta sanfonada onde cada divisão destine-se a um mês do ano e ir guardando ali as contas por mês de vencimento. Faça como parecer melhor para você!

Como proceder em caso de furto, roubo ou perda de documentos

1. Imediatamente registre o Boletim de Ocorrências na delegacia de polícia mais próxima, relacione todos os documentos, bem como cartões bancários, talões de cheques e qualquer outro objeto que estava na carteira ou bolsa levada pelo bandido.
2. Se na sua carteira ou bolsa havia cartões de banco ou talões de cheque, ligue imediatamente no 0800 do seu banco e solicite o bloqueio dos mesmos.
3. Entre em contato com o SPC e Serasa para fazer a comunicação sobre o roubo, perda ou furto de seus documentos.

Organize sua vida, dá uma paz profunda... vai por mim !